Ein Wechsel der Praxissoftware ist eines der grösseren IT-Projekte einer Arztpraxis — und gleichzeitig eines, das man selten wiederholt. Wer es einmal sauber durchzieht, profitiert über Jahre. Wer es unterschätzt, sitzt am Go-live-Montag mit halb migrierten Patientendaten da.
Aus den Migrationen, die wir bei Pracmedio begleitet haben, ergibt sich ein erstaunlich konsistentes Muster. Die folgenden fünf Schritte beschreiben es — pragmatisch, ohne IT-Jargon, mit den Stolpersteinen, die uns wirklich begegnen.
Aus der Praxis
8–12 Wo.
Typische Projektdauer vom Vertrag bis Go-live
>98 %
Datenübernahme bei sauberer Quellsoftware
1/2 Tag
Schulungsaufwand je MPA
3–5 Tage
Empfohlener Parallelbetrieb
Warum überhaupt wechseln?
Drei Auslöser dominieren in Gesprächen mit Praxisteams: Die alte Software wird vom Anbieter nicht mehr aktiv weiterentwickelt, sie bildet die TARDOC-Welt 2026 nicht ab, oder sie kostet jeden Klick eine Sekunde zu viel — über den Tag summiert auf Stunden. Manchmal alles drei zusammen.
Vor dem Wechsel lohnt sich eine ehrliche Standortbestimmung: Was funktioniert heute gut und soll erhalten bleiben? Wo verlieren Sie täglich Zeit? Welche Schnittstellen — Labor, Apotheke, Versicherer, Buchhaltung — müssen am ersten Tag stehen?
Ein Software-Wechsel ist kein IT-Projekt. Er ist ein Praxis-Projekt mit IT-Anteil.
Schritt
01
Bestandsaufnahme — was Sie heute wirklich brauchen
Dauer: 1–2 Wochen
Bevor Sie Anbieter vergleichen, brauchen Sie ein Bild Ihrer eigenen Praxis. Setzen Sie sich zwei Stunden mit dem Team zusammen und beantworten Sie nüchtern:
Module: Welche Funktionen nutzen Sie täglich? Welche monatlich? Welche nie?
Workflows: Wie läuft eine typische Konsultation von der Anmeldung bis zur Rechnung? Wo wird gewartet, wo doppelt erfasst?
Schnittstellen: Labor, Medidata, eRezept, Buchhaltung, Bilder/PACS, ePD — was ist heute verbunden, was sollte es sein?
Geräte: Wie viele Arbeitsplätze, welche Betriebssysteme, iPad im Behandlungsraum oder nicht?
Daten: Wie viele aktive Patienten, wie viele Jahre Krankengeschichte, welches Dateivolumen?
Das Ergebnis ist ein zweiseitiges Anforderungsdokument. Diese zwei Seiten sind in den nächsten Wochen Ihr wichtigster Filter — und der einzige objektive Massstab in einem sonst hochsubjektiven Entscheid.
Schritt
02
Anbieter vergleichen — und ernsthaft testen
Dauer: 2–4 Wochen
Eine Demo, die Ihnen nur die schönen Funktionen zeigt, sagt wenig. Was Sie wissen müssen: Wie fühlt sich die Software an einem normalen Praxismorgen an?
Bitten Sie um einen Test-Zugang und durchlaufen Sie drei konkrete Szenarien selbst:
1
Neuer Patient, akute Konsultation. Anmeldung, Erfassung, Diagnose, Rezept, Rechnung. Wie viele Klicks, wie viele Modulwechsel?
2
Wiederkehrender Patient mit Vorbefunden. Wie schnell sehen Sie die relevante Anamnese? Wie schnell finden Sie ein Laborresultat von vor zwei Jahren?
3
Monatliche Abrechnung. Validierung, XML-Erzeugung, Übermittlung. Wo blockiert das System, wo führt es Sie?
Holen Sie für den Vergleich konkrete Referenzen aus ähnlichen Praxen ein. Fragen Sie nicht «Sind Sie zufrieden?», sondern «Was würden Sie heute anders entscheiden?»
ⓘ Vertrag prüfen
Klären Sie vor der Unterschrift: Mindestlaufzeit, Datenexport beim Ausstieg, Preisentwicklung in den nächsten drei Jahren, SLA bei Ausfall. Vier Punkte, die später viel wert sind.
Schritt
03
Datenmigration planen — und vorher einmal proben
Dauer: 3–6 Wochen, parallel zu Schritt 4
Der heikelste Teil. Patientenstammdaten, Krankengeschichten, offene Rechnungen, Termine, Dokumente — alles muss strukturiert übernommen werden. Verlangen Sie vom neuen Anbieter einen schriftlichen Migrationsplan:
Welche Datenarten werden 1:1 übernommen, welche transformiert, welche gar nicht?
Was passiert mit historischen Krankengeschichten — strukturierter Import oder PDF-Archiv?
Bleiben offene Debitoren und laufende Behandlungsserien lesbar und abrechenbar?
Wann findet ein Test-Import statt — und können Sie ihn selbst kontrollieren?
Ein guter Anbieter rechnet Migration nicht stundengenau ab, sondern übernimmt sie als Teil des Onboardings. Bei komplexen Datenstrukturen darf ein Aufpreis fallen — aber er sollte begründet und gedeckelt sein.
Saubere Datenmigration bedeutet: Patientenstamm, Anamnese, Dokumente und offene Rechnungen sind ab Tag eins durchsuchbar.
Schritt
04
Team-Schulung — kurz, konkret, im eigenen System
Dauer: 1–2 Wochen vor Go-live
Eine gute Praxissoftware braucht keine zweitägige Schulung. Aber sie braucht eine bewusste Einführung — am eigenen System, mit den eigenen Daten und den eigenen Workflows.
Rollen-spezifisch trainieren. MPA, Ärztinnen und Praxisleitung haben unterschiedliche Bedürfnisse. Eine halbtägige Schulung pro Rolle reicht in den meisten Fällen.
Ein Super-User pro Praxis. Eine Person, die das System tiefer kennt und Fragen im Alltag auffängt. Spart später jede Menge Support-Tickets.
Quick-Reference statt Handbuch. Ein zweiseitiges Dokument mit den zehn häufigsten Aktionen — neben den Bildschirm geklebt, fertig.
Generalprobe drei Tage vor Go-live. Ein normaler Vormittag im neuen System mit realen Patienten. Findet Lücken, bevor sie wehtun.
Schritt
05
Go-live — und die erste Woche aktiv begleiten
Dauer: 1 Woche, +2 Wochen Stabilisierung
Der Go-live-Termin gehört in eine ruhige Praxis-Woche — nicht vor die Sommerferien, nicht direkt nach einem langen Feiertag. Ideal: ein Montag mit reduzierter Agenda am ersten Tag.
Halten Sie das alte System die ersten drei bis fünf Tage lesend verfügbar. Nicht aktiv buchen, nur nachschlagen können. Das nimmt dem Team viel Druck.
In der ersten Woche täglich fünfzehn Minuten als Team: Was läuft, was hakt, wo brauchen wir Hilfe? Diese fünfzehn Minuten ersetzen später drei Wochen Support-Aufwand.
Häufige Fehler — und wie Sie sie umgehen
Vermeiden
Go-live während der Hochsaison
Grippewelle oder Vorferienwoche sind keine gute Wahl. Wählen Sie eine ruhige Phase mit Puffer.
Vermeiden
Migration ohne Testlauf
Verlangen Sie einen Probe-Import vier Wochen vor Go-live — und kontrollieren Sie ihn stichprobenartig selbst.
Vermeiden
Schulung nur auf Demo-Daten
Lernen mit fremden Patienten in einer fremden Praxis bringt wenig. Schulen Sie im migrierten System.
Vermeiden
Altsystem zu früh abschalten
Drei bis fünf Tage lesender Zugriff sind Gold wert — sichern Sie ihn im Kündigungsschreiben ausdrücklich.
• So begleiten wir Sie
Wir übernehmen den Wechsel — gemeinsam mit Ihnen.
Beim Transfer Ihrer Patientendaten helfen wir grundsätzlich kostenlos. Wir kennen die gängigen Schweizer Vorgängersysteme, planen den Migrationsweg mit Ihnen und stehen am Go-live-Tag persönlich zur Verfügung. Sie behalten den Kopf für Ihre Patienten frei.
Kostenlose Datenmigration im Standardfall
Probe-Import vor dem Go-live
Persönliche Schulung Ihres Teams
Begleitete erste Go-live-Woche
30 Tage kostenlos testen
In der Schweiz gehostet, revDSG-konform
Fazit: planbar statt riskant
Ein Software-Wechsel scheitert selten am System — er scheitert an unklaren Erwartungen, an verschlafenen Schulungen und am zu spät erkannten Datenproblem. Wer die fünf Schritte ernst nimmt, hat am Go-live-Tag eine stabile Praxis und ein Team, das die neue Software versteht.
Wir verstehen uns nicht als Dienstleister, sondern als Partner. Wenn Sie über einen Wechsel nachdenken, melden Sie sich — wir gehen Ihre Ausgangslage unverbindlich mit Ihnen durch.
Verfasst von
Severin Hersche
Co-Founder, Pracmedio · Zürich
Severin baut mit dem Pracmedio-Team Praxissoftware, die so intuitiv ist wie ein Smartphone. Begleitet seit Jahren Migrationen — von kleinen Hausarztpraxen bis zu mehrstandortigen Gruppenpraxen.
